Voordat je aan de slag gaat met Polis zijn er een aantal zaken belangrijk om te weten. Op het moment van schrijven (juni 2022) wordt Polis door de projectpartners van de Nederlandse pilots niet beoordeeld als een gebruiksklaar instrument voor overheidsorganisaties. Dit komt door de volgende redenen:
De uitbreiding van de Europese Algemen Verordening Gegevensbescherming (AVG) wetgeving zorgt ervoor dat er in publieke pilots de voorkeur ligt om geen gebruik te maken van de in Amerika gehoste versie van Polis. De aangescherpte Europese regelgeving schrijft voor dat overheden alleen data mogen bewaren op Europese servers. Het is daarom voor gemeenten niet mogelijk om Polis vanuit Seattle als service af te nemen omdat de databases van de ontwikkelaars in de VS staan.
In het beleid naar aanleiding van het Schrems II arrest staat dat voor verwerking van persoonsgegevens in de VS toestemming nodig is. Bij het inkopen van advies diensten vanuit Seattle kan een verwerkingsovereenkomst worden afgesloten.
Deze nieuwe ontwikkeling heeft de wens in versnelling gebracht voor het tot stand brengen van een Nederlands of Europees gehoste versie van Polis.
Privacy verklaring van Polis waarin ook de AVG wordt benoemd: https://pol.is/privacy
Voor Polis gesprekken die niet door overheden worden uitgevoerd, kan er zeer eenvoudig via een online account bij Polis een gesprek gestart worden: https://pol.is/createuser
Vanwege de AVG heeft gemeente Amsterdam als een van de eerste overheden ter wereld de code van Polis lokaal geïnstalleerd. Het heeft gemeente Amsterdam veel moeite gekost om Polis te implementeren. Polis Seattle had destijds niet een heel duidelijk versie beheer en summiere handleiding voor installatie. Uiteindelijk is het gelukt de software stabiel te krijgen.
De open source software is op het moment van schrijven onvoldoende doorontwikkeld om eenvoudig voor lokale instanties geïnstalleerd te worden.
Hoewel participatie op Polis extreem simpel functioneert, zou het UX design van Polis verder verbeterd kunnen worden. Op het moment zijn er verschillende onderdelen die complex zijn en waarvan niet duidelijk is in hoeverre deze kunnen worden aangepast: