Een Polis gesprek staat doorgaans meerdere weken open zodat mensen voldoende tijd wordt gegeven om op standpunten te reageren, standpunten toe te voegen en op nieuw toegevoegde standpunten te reageren. Als alle deelnemers aanwezig zijn op dezelfde locatie dan kan een Polis gesprek in 15 minuten gevoerd worden. De meeste Polis gesprekken vinden echter asynchroon plaats over een periode van 1 tot 3 weken. Daarnaast dient er tijd ingecalculeerd te worden om het gesprek voor te bereiden en de resultaten te analyseren. Een Polis gesprek telt 3 fasen: voorbereiding, het gesprek en de analyse. Tijdens het gesprek is moderatie van belang, lees hier meer over in de sectie ‘Tips & tricks in moderatie’. Voor meer informatie over de analyse, ga naar ‘Hoe lees en presenteer je de resultaten’.
Hieronder volgt een beschrijving van de belangrijkste aandachtspunten in het voorbereiden en opzetten van een Polis gesprek.
Een Polis gesprek kan in enkele minuten klaargezet en gestart worden. Het is echter aan te raden om een aantal weken de tijd te nemen om een Polis gesprek voor te bereiden, met name als het gesprek georganiseerd wordt door een overheid. Het is hierin belangrijk dat er een geschikt vraagstuk wordt gekozen waar bestuurlijk draagvlak voor bestaat om de resultaten van de consultatie te gebruiken in het verdere beleidsproces. Het kan goed werken om de raad, commissie Provinciale Staten of ministerie afzender te maken van het Polis gesprek. Dit zorgt ervoor dat de consultatie goed in het bestaande werkproces past en echt de resultaten opbrengt waar behoefte aan is.
Zodra er een geschikt onderwerp is gekozen en er helder voor ogen is wat het doel van het Polis gesprek is, is het zaak om de juiste seed-statements en meta-statements te formuleren. Dit zijn de stellingen die je als moderator in Polis invoert voordat het gesprek van start gaan. Zij vormen de basis van het gesprek en geven de deelnemers inzicht in het doel van het gesprek. Het is belangrijk om deze stellingen met aandacht te formuleren zodat het gesprek de juiste kaders wordt meegegeven. Lees hierover de speciale sectie ‘Seed statements en meta statements’.
Zorg dat je een plan klaar hebt liggen hoe je mensen bij het Polis gesprek gaat betrekken. Kies de geschikte communicatiekanalen om de juiste doelgroepen voor het gesprek uit te nodigen. De PR rondom de consultatie kun je laten samenvallen met verschillende fasen in het proces. Als een gesprek voor 3 weken openstaat, deel dan bijvoorbeeld na de eerste week een snapshot hoeveel mensen er al hebben deelgenomen of welke kwesties al ter tafel zijn gekomen. Hierdoor worden mensen gestimuleerd om aan het gesprek deel te nemen of om opnieuw het platform te bezoeken om op nieuwe toegevoegde standpunten te stemmen. Wat ook goed werkt, is om in de laatste week de mogelijkheid om nieuwe standpunten toe te voegen uit te schakelen. Hierdoor krijgen deelnemers de kans om zo veel mogelijk standpunten te beantwoorden en voorkom je dat op het laatste moment nog veel nieuwe standpunten worden toegevoegd waar niet op is gereageerd. Laat wederom in een bericht weten dat dit de laatste kans is om te reageren.
Laat tenslotte bij het afsluiten van het gesprek weten wanneer er een analyse van de resultaten zal worden gedeeld. Hoe lang de analyse duurt, hangt af of er gebruik wordt gemaakt van het automatisch gegenereerde rapport of dat er ook diepere analyse wordt toegepast. Voor meer informatie hierover ga naar >> ‘Hoe lees en presenteer je de resultaten?’
Als je bij Polis inlogt kom je in een simpel menu waar je een nieuw gesprek kunt aanmaken. Let op dat je bij het maken van een account de juiste profielnaam kiest. Deze naam wordt later ook zichtbaar in het rapport.
Klik op ‘creëer een nieuw gesprek’ en vul in de vakjes de hoofdvraag of het onderwerp in en een korte beschrijving van het onderwerp, het participatieproces, de afzender en de duur van het participatieproces. Vervolgens voeg je één voor één de seed-statements toe. Elke stelling bestaat uit maximaal 140 tekens. Kijk voor meer informatie over seed statements bij ‘Seed en meta statements’. Op de moderatie pagina zie je de lijst van seed-statements onder geaccepteerde stellingen staan. Hier kan je per stelling aankruisen of het een meta-statement is.
Configureer ten slotte de instellingen voor het gesprek. [Zie de screenshot.] Zet de visualisatie aan als je wil dat deelnemers mee kunnen kijken naar de resultaten. Dit kan positief bijdragen aan het begrip in welke mate hun eigen standpunten draagvlak genieten en hoe hun eigen mening zich verhoudt tot anderen.
Ook is er de optie om het toevoegen van nieuwe standpunten door deelnemers aan of uit te schakelen. Het is aan te raden om enkele dagen voor de sluitingsdatum deze optie uit te schakelen zodat er op het laatste moment geen nieuwe stellingen meer binnenkomen en de deelnemers de tijd hebben om op alle toegevoegde stellingen te reageren.
Vervolgens is er de optie om de beschrijving uit te schakelen. Doe je dit, vervang dit dan met een beschrijving op de eigen webpagina waar het Polis gesprek op wordt embed.